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quinta-feira, 17 de novembro de 2011

7 dicas para aprender a organizar o seu dia de forma eficiente.


Conseguir tempo para tudo o que queremos fazer é, principalmente nos dias de hoje, uma das maiores dificuldades para quem quer ter sucesso no mundo dos negócios. O tempo parece fugir-nos por entre os dedos, fazendo com que nunca tenhamos oportunidade para fazermos tudo aquilo que queremos, acumulando tarefas para o dia seguinte. E com isso surge um efeito bola de neve: acumula-se uma tarefa para o dia seguinte, depois para o outro, para outro e para o outro, até que chegamos a um momento em que não temos mais como concentrar-nos no essencial e acabamos por deixar trabalho acumulado por fazer.
Para quem quer triunfar seja no seu próprio negócio ou a trabalhar para outra pessoa, controlar o tempo torna-se uma ferramenta fundamental, de modo a ser mais eficiente, estando um passo à frente de toda a concorrência e conseguindo produzir mais e melhor que o colega do lado. Controlar o tempo significa ter horas vagas para analisar o mercado, ver como os concorrentes trabalham ou estudar os problemas da sua empresa. Com horas livres acabará por concentrar-se mais no modo como as coisas são feitas para deixar de ser apenas um produtor. Numa entrevista realizada à pouco tempo foi perguntado a Warren Buffet, um dos homens mais ricos do mundo, como gasta a maior parte do seu tempo quando está no escritório. Ele respondeu “lendo”. Buffet analisa o mercado antes de actuar e entende a importância de estar sempre um passo à frente dos concorrentes.
Steven Covey no seu livro “ Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, conta a história do lenhador que está constantemente a cortar árvores mas não pára um segundo para afiar a sua serra pois apenas está concentrado em trabalhar. Com mais tempo livre você terá mais tempo para “afiar a sua serra”, conseguindo ser mais produtivo, melhorando as suas técnicas produção e com isso ser mais eficiente, melhorando a qualidade do seu trabalho.

IDENTIFIQUE SE ESTÁ REALMENTE A CONTROLAR O SEU TEMPO

Muitas vezes pensamos que controlamos todas as horas que despendemos a trabalhar mas no final do dia acabámos sempre por ter trabalho acumulado e tarefas para fazer em casa. Levar trabalho para terminar em casa, quando essas horas deveriam ser para passar mais tempo com a sua família e amigos, é o maior problema de quem não organiza bem o seu dia. É importante ter tempo para tudo: trabalho, família, lazer, estudo ou desporto. Quem não organiza bem o seu dia normalmente está concentrado em apenas uma ou duas tarefas, pensando que não tem tempo para fazer o resto e espera que a esposa compreenda que tem que trabalhar muito ou que depois compensa aquela corrida que não deu ao final da tarde porque teve que ficar a terminar um relatório.

Você NÃO estará realmente a controlar o seu tempo se:

  • Está apenas concentrado em trabalhar, deixando para lá outras tarefas básicas para si como passar tempo com a família ou a ver um bom filme.
  • Sente que está constantemente a produzir sem parar para pensar o que está a fazer. Sente-se uma máquina que faz tudo sempre igual.
  • Acumula trabalho ao final do dia, fim-de-semana e férias. Para si todos os dias do ano são para trabalhar pois tem sempre trabalho para fazer.
  • Quando lhe perguntam se está bem você responde sempre que “tenho tido muito trabalho para fazer, não paro”.
  • Começa o dia mas sente que tem muito para fazer e não sabe por outro começar. Para si todas as tarefas têm um peso igual e são todas essências.

SETE DICAS PARA CONTROLAR O  SEU TEMPO JÁ A PARTIR DE HOJE

Se realmente as frases anteriores pareceram-lhe extremamente familiares é importante que siga os passos que vou falar a seguir. Controlar o tempo não é uma tarefa fácil e, tal como a disciplina pessoal, pode levar meses a ser aprendida. Uma pessoa que toda a sua vida foi desorganizada não pode querer ser uma máquina de organização de um dia para o outro. É um processo que demora tempo e deve ser interiorizado, para que comece a fazer parte da sua vida.

1. ESCREVA COMO DESEJA PROGRAMAR O SEU DIA

Para realizar esta tarefa aconselho que tenha uma agenda. Apenas porque se usar uma simples folha de papel, terá sempre tendência para colocar no bolso ou num canto da secretária e isso será o suficiente para que algumas vezes chegue ao final do dia sem saber do seu simples papel. Com a agenda terá sempre o seu dia bem organizado e ainda com a possibilidade de consultar o que realizou no dia anterior, procurar números de telefone ou moradas.
Se vai organizar o seu dia de manhã ou na noite anterior isso já depende do seu gosto pessoal. Qualquer uma das duas opções tem os seus prós e contras. Eu pessoalmente prefiro organizar-me na noite anterior, pois aí ainda tenho o dia que passou bem presente na minha cabeça e garanto também dois momentos para pensar na minha organização diária: na noite anterior e de manhã quando acordo e vejo o meu dia organizado.

2. DEFINA BEM AS SUAS PRIORIDADES

Quando comecei a organizar o meu dia uma das maiores dificuldades foi definir o que era realmente essencial ou não. Quando preenchemos a nossa agenda colocamos lá uma lista equivalente a uma lista de supermercado e pensamos que está ali organizado o nosso dia. Nada mais errado que isso pois nem todas as tarefas a realizar têm a mesma importância.
Quando realizar a sua lista defina quais os assuntos mais importantes a trabalhar. Por vezes um número à frente por ordem crescente devido à sua importância é suficiente. Ir ao supermercado nunca será tão importante como uma reunião com um cliente que pretende fechar um negócio. Não se perca com assuntos que pouco podem aumentar a sua produtividade.

3. NÃO PLANEIE APENAS O DIA MAS SIM A SEMANA OU ATÉ O MÊS

Falar-se em organizar o tempo muitas vezes pensamos apenas no momento, no dia em si. Quando falo em planear não falo apenas em escrever uma lista no seu papel para realizar naquele dia, mas sim planear a sua semana ou mesmo o mês. Mas para que ser realizar planos a tão longo prazo?
  • Primeiro, planear a semana ou o mês não significa planear a longo prazo. Poderemos considerar a longo prazo um ano ou mais.
  • Saber o que vai fazer durante toda a semana pode evitar com que deixa tudo para última da hora. Imagine que numa semana tem 17 tarefas indispensáveis a realizar. Se optar por realizar apenas uma tarefa indispensável nos dois primeiros dias da semana, irão restar-lhe mais cinco dias com três tarefas indispensáveis todos os dias. Este género de pressão e desgaste seria evitável se tivesse planeado a semana.
  • Se tiver um plano do seu mês poderá imaginar o que quer para o seu futuro. Se planear diariamente estará constantemente a “apagar fogos”.

4. DEFINA UMA HORA DE TÉRMINO

Lembra-se daqueles colegas de faculdade que deixavam para o último dia o trabalho e que milagrosamente conseguiam fazê-lo? É obvio que a qualidade nem sempre era melhor mas era um facto que o trabalho aparecia feito. Mas como isso era impossível? Como aqueles alunos que pouco faziam durante o período todo de realizar o trabalho conseguiam fazer aquilo à última da hora?
A resposta a esta pergunta chama-se Lei de Parkinson. Esta lei diz que “maior será a sua capacidade de concentração quanto menos for o tempo disponível para realizar uma tarefa”. Ou seja, o que aqueles alunos que deixam tudo para última da hora estão a fazer e concentrar-se apenas naquele trabalho porque têm pouco tempo para o realizar, mesmo que isso implique não dormir.
É óbvio que não aconselho-o a deixar tudo para última da hora muito menos a deixar de dormir. O que digo é para colocar uma hora de término e que cumpra essa hora. Dessa forma irá se sentir pressionado a realizar essa tarefa, concentrando-se apenas nisso e elevando todo o seu potencial.

5. NÃO EXAGERE NA QUANTIDADE DE TAREFAS

Muitas vezes queremos fazer tudo e acabamos por não fazer nada. Não adianta criar uma lista enorme de tarefa e depois não conseguir cumprir metade delas. Quando realizar a sua lista coloque apenas um número possível de tarefas a realizar. Aconselho até que opte por colocar tarefas a menos e vá experimentando e veja qual a sua capacidade diária para realizar tarefas. Eu coloco diariamente no máximo três tarefas indispensáveis para o meu dia. Mais que isso é prometer algo que não posso cumprir e não é esse o objectivo. Se tiver só uma tarefa indispensável melhor, pois aí terá a certeza que irá cumpri-la.

6. DÊ UMA RECOMPENSA A SI MESMO

Conseguir completar tudo aquilo que se propôs é sem dúvida uma vitória pessoal pois significa que organizou-se bem e foi produtivo. O passo a seguir a completar todas as suas tarefas será sentir-se compensado pela sua vitória. Isso mesmo como se faz com as crianças quando têm uma boa nota numa prova. Dê um presente a si mesmo.
Passe uma hora com a família, vá correr ou veja um jogo de futebol. Nesse momento aproveite a sensação de dever cumprido e relaxe. Não caia no erro de pensar que tem algum tempo livre então vai aproveitar para conseguir completar mais algumas tarefas que nem sequer estavam programadas. Não há mal nenhum em ter um tempo só para si.

7. NÃO SEJA ESCRAVO DA SUA AGENDA

Peço bastante atenção para este último ponto. Organizar o seu dia serve para que seja mais produtivo e tenha mais tempo livre para si. Por vezes as pessoas tentam organizar-se mas acabam cada vez mais ocupadas. Isso acontece porque passam a servir a agenda em prol do contrário. Se isso acontecer pare e analise a forma como está a gerir o seu dia. Não seja um escravo da sua agenda.
Pensar em organizar o nosso dia é um assunto bastante interessante, que pode ser de grande utilidade para quem quer conseguir vencer no mundo dos negócios. Mas como já disse anteriormente, não é uma tarefa fácil e exige persistência, pois terá que ver quais os métodos que melhor se adaptam a si. Seguir as sete dicas que expliquei no texto é essencial para que consiga evitar eventuais problemas criados pela inexperiência.
Se já alguma vez tentou organizar o seu tempo explique como o fez e deixe um comentário. No caso de começarem a experimentar as nossas dicas partilhe a sua experiência!
Luciano Larrossa